Für unsere Mandanten
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Gerne klären wir mit Ihnen in einem kostenlosen Info-Termin die grundsätzlichen Fragen zu unserer Digitalisierungs-Offensive sowie zur Umsetzung der E-Rechnung.
Das Wachstumschancengesetz, welches kürzlich verabschiedet wurde, bringt neue Anforderungen für die Verwendung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) mit sich. Diese Änderungen haben sowohl für den Versand als auch für den Empfang von Rechnungen sowie deren Verarbeitung in der Buchhaltung massive Auswirkungen, auf die Sie vorbereitet sein sollten.
Das ändert sich ab dem 1. Januar 2025:
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Die bisherige Bevorzugung von Papierrechnungen entfällt. Jedes Unternehmen hat das Recht, E-Rechnungen auszustellen, wobei Papierrechnungen in den ersten zwei/drei Jahren noch erlaubt sind. Der Versand anderer elektronischer Rechnungsformate wie PDFs ist nur noch mit Einwilligung des Empfängers möglich.
Das ändert sich ab dem 1. Januar 2027 bzw. 1. Januar 2028:
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 EUR müssen ab 2027 E-Rechnungen an Geschäftskunden erstellen. Ab 2028 gilt diese Vorschrift auch für kleinere Unternehmen. Der Versand von Papierrechnungen an Privatpersonen bleibt vorläufig erlaubt.
Was bedeutet das für Sie?
Ab 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Es ist zu erwarten, dass viele Ihrer Lieferanten aus Kostengründen frühzeitig auf E-Rechnungen umsteigen werden. Diese Rechnungen müssen Sie ordnungsgemäß verarbeiten und archivieren.
Ein Ausdruck der E-Rechnung, soweit dies überhaupt noch möglich ist, wird auf keinen Fall mehr ausreichen! Es droht u. a. der Verlust des Vorsteuerabzugs!
Für den Rechnungsempfang:
Machen Sie sich keine Gedanken um den Empfang einer E-Rechnung. Mit dem Buchhaltungsportal „DATEV Unternehmen online“ können Sie empfangene E-Rechnungen rechtssicher verarbeiten. Laden Sie die empfangene Rechnung entweder in das Portal hoch oder leiten die empfangene Email einfach weiter.
Darüber hinaus bietet Ihnen „DATEV Unternehmen online“ noch zahlreiche Zusatzfunktionen, wie zum Beispiel ein integriertes Online-Banking oder ein Kassenbuch. Auch mehrstufige Rechnungsprüfungsprozesse lassen sich (optional gegen Aufpreis) mit dem System abbilden. Kurzum: mit „DATEV Unternehmen online“ haben Sie alles, um den E-Rechnungen entspannt entgegen blicken zu können und gleichzeitig die hohen Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen.
Für den Rechnungsversand:
Die Möglichkeiten des elektronischen Rechnungsversands hängen stark von Ihren Bedürfnissen ab. Haben Sie zum Beispiel ein Warenwirtschaftssystem im Einsatz, dann ist Ihr Softwareanbieter für die Umsetzung der E-Rechnung verantwortlich. Sollten Sie von diesem noch keine Informationen zur Umsetzung der E-Rechnung erhalten haben, sollten Sie sich mit diesem in Verbindung setzen. Je nach Unternehmensgröße müssen Sie spätestens ab dem 01.01.2028 in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.
Sollten Sie keine besonderen Anforderungen an ein Fakturierungssystem haben, können wir Ihnen das Zusatzmodul „Auftragswesen next“ in „DATEV Unternehmen online“ anbieten. Mit diesem Zusatzmodul können Sie zum Beispiel Kunden- und Artikellisten anlegen sowie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und Zahlungserinnerungen erstellen. Der Rechnungsversand erfolgt selbstverständlich in der gesetzlich vorgeschriebenen Form.
„Auftragswesen next“ bietet allerdings wenig Möglichkeiten, um branchenspezifische Besonderheiten abzubilden. Bei Bedarf unterstützen wir Sie aber gerne bei der Suche nach einer passenden Fakturierungslösung. Profitieren Sie von unserer Erfahrung und sprechen Sie uns bei Bedarf gerne an.
Als Kanzlei, der die Digitalisierung am Herzen liegt, möchten wir unseren Mandanten die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten so einfach wie möglich machen. Daher haben wir uns entschieden, im Rahmen unserer „DIGITALISIERUNGS-OFFENSIVE“ die Nutzung von „DATEV Unternehmen online“ sowie optional auch von „Auftragswesen next“ bereits kleinen Unternehmen* KOSTENLOS zur Verfügung zu stellen. Für alle Mandanten, die das System bereits nutzen, entfallen ab Juli 2024 die Zusatzgebühren.
Ab Juni 2024 werden wir sukzessive allen Mandanten einen Zugang zu „DATEV Unternehmen online“ zur Verfügung stellen. Sie erhalten von uns eine Benachrichtigung mit allen wesentlichen Informationen, sobald die Einrichtung erfolgt ist. Eine Beauftragung ist nur erforderlich, falls Sie zusätzlich „Auftragswesen next“ nutzen möchten.
* Gilt ab einem Fibu-Gegenstandswert (§ 33 Abs. 6 StBVV, in der Regel der Jahresumsatz) von 100.000 €. Ansonsten beträgt die monatliche Nutzungsgebühr 15,00 € für „DATEV Unternehmen online“ sowie optional 7,00 € für „Auftragswesen next“ (jeweils zzgl. USt).
Die Einführung der E-Rechnung wird zwangsläufig zu einem hybriden Buchführungssystem führen, da neben den E-Rechnungen auch weiterhin Papierbelege anfallen werden. Daher werden wir ab 2025 alle Buchführungen nur noch anhand digitaler Belege abwickeln. Da dies bereits jetzt bei 75% aller Mandanten der Fall ist, ergeben sich erstmal nur in Einzelfällen Änderungen. Bislang hatten wir allerdings einheitliche Systeme. Entweder haben wir 100% der Belege digital erhalten oder uns wurden 100% der Belege in Papierform zur Verfügung gestellt und ggf. hier in der Kanzlei digitalisiert. Die Neuregelung dürfte bei den noch nicht digitalisierenden Mandanten zu einem erhöhten Organisationsaufwand in unserer Kanzlei führen, was in der Folge zu höheren Buchführungsgebühren führen wird. Daher empfehlen wir allen Mandanten, ihre Buchführung künftig digital mit uns abzuwickeln. In absehbarer Zeit wird daran sowieso kein Weg vorbeiführen.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Umstellung!
Neue Mandanten nehmen wir generell nur noch unter der Voraussetzung an, dass diese mit uns digital zusammenarbeiten.
Für eine einfache Umsetzung der Digitalisierung empfehlen wir Ihnen den Einsatz eines Scanners der Marke „SCANDINAVIER“. Hierbei handelt es sich um Geräte des Herstellers Plustek. Angeboten werden die Geräte von der Firma KUHN IT GmbH, die diese für die speziellen Bedürfnisse beim Einsatz von DATEV-Anwendungen vorkonfiguriert haben. Dies ermöglicht den Einsatz ohne den Anschluss an einen PC. Alles was Sie benötigen, ist eine Internetverbindung sowie das Zugangsmedium „DATEV SmartLogin“, welches Sie kostenlos von uns erhalten. Einfacher geht es kaum. Wir haben den „SCANDINAVIER next“ für Sie getestet und für gut befunden.
Einen Überblick über die Funktionsweise erhalten Sie in dem folgenden Video:
Die Geräte sind ab einmalig 785,00 € zzgl. USt erhältlich. Monatliche Nutzungsgebühren oder ähnliches fallen nicht an.
Weitere Informationen sowie eine Kaufmöglichkeit finden Sie auf folgender Internetseite des Anbieters:
Gerne berichten wir Ihnen auch über unsere Erfahrungen mit unserem Testgerät. Sprechen Sie uns einfach an.
Wir empfehlen diese Geräte, weil wir sie für gut befunden haben. Unser Testgerät haben wir ebenfalls zum regulären Preis käuflich erworben. Wir erhalten weder Provisionen, noch sonstige Zuwendungen für die Empfehlung der Geräte.
Gerne klären wir mit Ihnen in einem kostenlosen Info-Termin die grundsätzlichen Fragen zu unserer Digitalisierungs-Offensive sowie zur Umsetzung der E-Rechnung.
