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So nutzen Sie DATEV Unternehmen online richtig

Mit der folgenden Anleitung möchten wir Sie bei der Einführung von Unternehmen online unterstützen. Sollten Sie weitere Hilfe benötigen, können Sie am Ende dieser Seite einen Termin buchen.

Scannen

Stellen Sie sicher, dass Sie pro Rechnung oder Quittung nur eine PDF-Datei erstellen. Die eingescannten Belege sollten gut lesbar und vollständig sein. Außerdem sollte die Dateigröße nicht zu groß sein. Scannen Sie im Schwarz-Weiß-Modus mit einer Auflösung von 150 dpi.

TIPP:

Unsere Empfehlung für eine einfache und schnelle Scan-Lösung, mit der Sie die Belege direkt an DATEV Unternehmen übermitteln können. Der Scanner muss dabei noch nicht einmal an einen PC angeschlossen sein:

SCANDINAVIER (siehe Video)

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Upload

Weisen Sie die Belege den entsprechenden Belegtypen zu und laden Sie jeden Beleg nur einmal hoch. Mahnungen oder ähnliche Dokumente sollten unter dem Belegtyp „Sonstiges“ eingeordnet werden. Nutzen Sie auch die E-Mail-Weiterleitungsfunktion von Unternehmen Online, um Zeit zu sparen.

Die Upload-Möglichkeit finden Sie in Unternehmen online auf der Startseite oder in der Belegübersicht.

TIPP 1: Upload mit Upload mobil

Für die zeitnahe Erfassung von Barbelegen oder wenn Sie keinen Scanner haben, bietet sich die Nutzung von DATEV Upload mobil an, der Scan-Lösung für Ihr Handy.

Das DATEV Hilfe-Video zeigt Ihnen, wie es geht.

(Dauer: 4:35 Minuten)

 

TIPP 2: Upload mit Upload Mail

Viele Rechnungen kommen bereits per Email. Mit DATEV Upload Mail können Sie Ihre Belege ganz einfach per Email-Weiterleitung an DATEV Unternehmen online übertragen.

In dem DATEV Klick-Tutorial erfahren Sie, wie Sie Upload Mail schnell und einfach einrichten.

 

TIPP 3: Upload mit Belegtransfer

Wenn Sie Ihre Belege zunächst sammeln möchten, bietet sich DATEV Belegtransfer an. Mit diesem Programm können Sie Ihre Belege per Knopfdruck gesammelt an DATEV Unternehmen online übertragen.

In dem DATEV Klick-Tutorial erfahren Sie, wie Sie Upload Belegtransfer schnell und einfach einrichten.

Zum Download: DATEV Belegtransfer

Belege bearbeiten

Bitte bearbeiten Sie die Belege und erfassen Geschäftspartner, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Betrag. Die OCR-Erkennung hilft bei der automatischen Ausfüllung der Felder. Bei speziellen Geschäftsvorfällen hinterlassen Sie bitte eine Nachricht im Notizfeld zur Unterstützung und Reduzierung von Rückfragen.

TIPP:

In dem DATEV Hilfe-Video erfahren Sie, wie Sie Belege komfortabel mit Hilfe der OCR-Erkennung bearbeiten und direkt in Unternehmen online bezahlen können.

(Dauer: 4:47 Minuten)

Onlinebanking nutzen

Nutzen Sie die kostenlose Onlinebanking-Funktion in Unternehmen Online, um Rechnungen einfach zu überweisen und Zahlungen freizugeben. Das System markiert die Rechnungen als gezahlt und verknüpft sie mit dem Geschäftsvorfall.

TIPP:

Im Hilfevideo in Schritt 3 haben Sie bereits erfahren, wie Sie mit Unternehmen online Rechnungen bezahlen können.

In diesem Hilfe-Video wird die Einrichtung des Bankkontos (HBCI-Zugang mit PIN/TAN) erläutert.

(Dauer: 3:07 Minuten)

Kontoumsätze prüfen

Überprüfen Sie Ihre Kontoumsätze und verknüpfen die entsprechenden Rechnungen mit den jeweiligen Kontoumsätzen. Kennzeichnen Sie die Kontoumsätze als „erledigt“, um schnell und einfach festzustellen, ob alle Belege vollständig hochgeladen wurden. In vielen Fällen erfolgt dies sogar automatisch.

TIPP:

In diesem Hilfe-Video erfahren Sie, wie Sie die Kontoumsätze einfach, schnell und effizient prüfen können. Auf diese Weise haben Sie auch einen guten Überblick über Ihre offenen Forderungen und Verbindlichkeiten.

(Dauer: 3:11 Minuten)

Kassenführung

Erfassen Sie (sofern vorhanden) täglich und vollständig Kassenbewegungen im Online-Kassenbuch. Scannen Sie die Belege mit dem Belegtyp „Kasse“ und ordnen diese zu. Die Kassenminusprüfung und der angezeigte Kassenbestand helfen, Fehler zu vermeiden. So sind Sie auch bei Prüfungen gut aufgestellt.

TIPP:

In diesem Klick-Tutorial erfahren Sie, wie Sie in Unternehmen einfach und schnell Ihr Kassenbuch revisionssicher führen können.

Regelmäßige Bearbeitung

Je regelmäßiger Sie Ihre Buchführung aktualisieren, desto besser wird das Ergebnis – sowohl für Sie als auch für uns. Dies wird sich sowohl bei Ihrer Rechnung, als auch bei einer Prüfung auszahlen.

Die Umsetzung dieser Empfehlungen kann sich in mehrfacher Hinsicht lohnen:

  1. Sie haben weniger Stress bei der Büroarbeit durch einen strukturierten Bearbeitungsprozess.
  2. Es gibt weniger Nachfragen aufgrund fehlender oder unvollständiger Belege.
  3. Sie sparen Buchführungsgebühren, da unnötiger Mehraufwand vermieden werden kann.
  4. Es gibt weniger Stress bei Prüfungen, da auch hier in der Regel eine ordentliche Buchführung positiv zur Kenntnis genommen wird.

Sie benötigen Unterstützung? Wir helfen gerne!

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Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung von Unternehmen online. Buchen Sie entweder einen kostenlosen Termin per Videokonferenz, Telefon oder in unserer Kanzlei oder alternativ einen kostenpflichtigen Termin bei Ihnen vor Ort.

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