Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) schreitet weiter voran. Während viele Unternehmen sich bereits seit 2025 mit dem Thema befassen, rückt nun ein entscheidender Meilenstein näher: Große Unternehmen haben nur noch bis zum 31.12.2026 Zeit, um ihre Rechnungsprozesse vollständig auf E-Rechnungen umzustellen. Ab dem 01.01.2027 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft für sie verpflichtend.
Was bedeutet das konkret? Wer ist betroffen? Und welche Schritte sollten jetzt eingeleitet werden? Wir fassen die wichtigsten Punkte für Sie zusammen.
Was gilt ab dem 01.01.2027?
Bereits seit dem 01.01.2025 besteht im Grundsatz die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, sofern Rechnungen im inländischen B2B-Bereich ausgetauscht werden. Für den Versand von E-Rechnungen galten bislang Übergangsregelungen.
Diese laufen für umsatzstärkere Unternehmen jedoch bald aus:
- Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen ab dem 01.01.2027 ihre inländischen B2B-Rechnungen zwingend als E-Rechnung ausstellen.
- Papier- oder einfache PDF-Rechnungen gelten dann nicht mehr als zulässig.
- Nur noch strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1) erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Unternehmen mit einem Umsatz bis 800.000 € profitieren zwar noch von einer verlängerten Übergangsregelung im Jahr 2027 – für größere Unternehmen endet diese Schonfrist jedoch endgültig.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Rechnung per E-Mail.
Sie ist eine Rechnung, die:
- in einem strukturierten elektronischen Format erstellt wird,
- maschinell auslesbar ist und
- eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht.
Zu den zulässigen Formaten zählen insbesondere:
- ZUGFeRD (hybrides PDF mit eingebetteten XML-Daten),
- XRechnung (reines XML-Format),
- bestimmte EDI-Verfahren, allerdings nur noch befristet.
Wichtig: Bei hybriden Formaten ist künftig immer der strukturierte Datenteil maßgeblich, nicht das sichtbare PDF.
Rechtliche Konsequenzen bei Fehlern
Die Anforderungen an Rechnungen bleiben hoch – unabhängig davon, ob sie elektronisch oder papiergebunden sind. Fehlt eine Pflichtangabe (z. B. Leistungsdatum, korrekter Steuerbetrag oder vollständige Anschrift), gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß.
Das hat klare Folgen:
- Kein Vorsteuerabzug für den Rechnungsempfänger
- Pflicht zur Rechnungsberichtigung
- Ab 2027: Vorsteuerabzug nur noch aus einer gültigen E-Rechnung
Hinzu kommt: Die E-Rechnung muss nicht nur inhaltlich korrekt sein, sondern auch eine technische Validierung erfolgreich bestehen.
Aufbewahrung: digital und unveränderbar
E-Rechnungen sind mindestens acht Jahre aufzubewahren – genauso wie klassische Rechnungen. Allerdings gelten besondere Anforderungen:
- Die Rechnung muss unveränderbar archiviert werden
- Der strukturierte Datensatz (z. B. XML) muss erhalten bleiben
- Eine elektronische Archivierung mit Suchfunktion ist zwingend erforderlich
In der Praxis empfiehlt sich daher ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine integrierte Lösung innerhalb der Finanzbuchhaltung.
Handlungsempfehlungen: Was Sie jetzt tun sollten
Gerade für größere Unternehmen ist jetzt der richtige Zeitpunkt, aktiv zu werden:
- Software prüfen
Können Sie E-Rechnungen in allen zulässigen Formaten empfangen, prüfen und verarbeiten? - Rechnungsprozesse umstellen
Ausgangsrechnungen sollten frühzeitig auf E-Rechnung umgestellt werden – auch um Anforderungen großer Geschäftspartner zu erfüllen. - Stammdaten bereinigen
Fehlerhafte Kunden- oder Lieferantendaten führen künftig schneller zu formalen Problemen. - Digitale Archivierung sicherstellen
Eine GoBD-konforme Ablage ist unverzichtbar. - Mitarbeitende sensibilisieren
Die Rechnungsprüfung verändert sich – fachlich und technisch.
E-Rechnung und DATEV Unternehmen online
Mit DATEV Unternehmen online steht Unternehmen eine bewährte Plattform zur Verfügung, um E-Rechnungen sicher zu empfangen, zu versenden, automatisch auszulesen und revisionssicher zu archivieren. Die strukturierte Verarbeitung sorgt für erhebliche Effizienzgewinne und reduziert Fehlerquellen in der Finanzbuchhaltung deutlich.
Gerade im Zusammenspiel mit einer laufenden digitalen Buchführung bildet DATEV Unternehmen online eine solide Grundlage für die gesetzlichen Anforderungen ab 2027.
Unser Fazit
Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr, sondern konkrete Pflicht – insbesondere für größere Unternehmen. Wer jetzt handelt, vermeidet Zeitdruck, technische Engpässe und unnötige Risiken beim Vorsteuerabzug.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Umstellung Ihrer Rechnungsprozesse, der Auswahl geeigneter Systeme und der optimalen Einbindung in Ihre bestehende Buchhaltung.
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