Viele Unternehmen arbeiten bereits mit eigener Software für Rechnungen, Warenwirtschaft, Kasse oder andere betriebliche Abläufe. Diese Systeme müssen nicht automatisch ersetzt werden. Entscheidend ist, dass die für Buchführung und Jahresabschluss benötigten Daten vollständig, nachvollziehbar und möglichst ohne unnötige Doppelerfassung bei uns ankommen.
Programme für Angebote, Aufträge und Rechnungen.
Systeme für Artikel, Lager, Aufträge, Kunden und weitere kaufmännische Prozesse.
Kassensysteme und Branchenlösungen für bargeldintensive Unternehmen.
Daten aus Karten- und Online-Zahlungen können je nach System in den Buchführungsprozess einbezogen werden.
Auch eine qualifizierte interne Buchhaltung kann über abgestimmte Datenwege mit unserer Kanzlei zusammenarbeiten.
Auch andere Systeme können geeignet sein, wenn strukturierte und verlässliche Daten bereitgestellt werden können.
Bei der Auswahl einer neuen Software stehen für Sie verständlicherweise zunächst die eigentlichen Funktionen im Vordergrund: Passt das Programm zu Ihrem Unternehmen? Unterstützt es Ihre Abläufe? Ist es einfach zu bedienen?
Viele Anbieter werben zusätzlich mit dem Hinweis, dass eine DATEV-Schnittstelle vorhanden ist. Das klingt zunächst so, als sei damit auch die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei automatisch optimal gelöst.
Das ist leider nicht immer der Fall.
Für Sie ist nicht entscheidend, welche Schnittstelle technisch dahintersteht. Das prüfen wir für Sie.
Wenn Sie eine neue Warenwirtschaft, Fakturierungssoftware, Kasse oder andere kaufmännische Anwendung anschaffen möchten, sprechen Sie deshalb möglichst vorher kurz mit uns.
Manche Systeme erzeugen lediglich eine Exportdatei, die anschließend manuell gespeichert und weitergegeben werden muss.
Das kann technisch funktionieren, ist aber noch kein durchgängiger digitaler Prozess.
Moderner sind Lösungen, bei denen digitale Belege direkt aus dem Vorsystem an DATEV übergeben werden können.
Das reduziert manuelle Zwischenschritte und verbessert die Nachvollziehbarkeit.
Besonders wertvoll sind Lösungen, die strukturierte Buchungsdaten zusammen mit den zugehörigen Belegen übertragen und miteinander verknüpfen.
Das erleichtert die weitere Verarbeitung erheblich.
Der Hinweis „DATEV-Schnittstelle vorhanden“ ist ein gutes Verkaufsargument - aber noch keine Garantie für einen wirklich durchgängigen digitalen Buchführungsprozess.
Sie müssen sich nicht mit den technischen Details verschiedener DATEV-Schnittstellen beschäftigen. Genau dabei unterstützen wir Sie.
Eine fachlich gute Software kann im Nachhinein unnötig teuer werden, wenn jeden Monat Daten manuell aufbereitet, Dateien verschickt oder Belege erneut zugeordnet werden müssen.
Eine kurze Prüfung vor der Kaufentscheidung kann deshalb dauerhaft Zeit und Kosten sparen.
Das Vorsystem unterstützt eine geeignete direkte DATEV-Anbindung. Daten und gegebenenfalls Belege können weitgehend automatisiert übertragen werden.
Eine direkte Schnittstelle fehlt, aber die Daten können in einem geeigneten Format regelmäßig und nachvollziehbar exportiert und übernommen werden.
Wenn nur unvollständige Daten oder sehr aufwendige manuelle Zwischenschritte möglich sind, besprechen wir Alternativen. Langfristig kann dann auch ein Wechsel des Vorsystems sinnvoll sein.
Technik kann nur dann helfen, wenn auch der Ablauf dahinter klar ist.
Deshalb sollte vor der Einrichtung feststehen:
Erst Prozess, dann Technik.
Unser Ziel ist nicht die technisch aufwendigste Lösung, sondern ein Datenfluss, der im Alltag zuverlässig funktioniert.
Sie schreiben Ihre Ausgangsrechnungen in Ihrem vorhandenen Programm. Rechnungs- und Buchungsdaten werden anschließend digital an DATEV übergeben.
Ausgangsumsätze, Stammdaten oder weitere buchführungsrelevante Informationen werden strukturiert übernommen, ohne sie nochmals manuell erfassen zu müssen.
Kassendaten werden über eine geeignete Schnittstelle oder DATEV Kassenarchiv online in den Buchführungsprozess eingebunden.
Ihre qualifizierte interne Buchhaltung bleibt bestehen. Die Daten werden über einen abgestimmten Prozess an uns übergeben; wir übernehmen beispielsweise Jahresabschluss, Steuererklärungen und steuerliche Beratung.
Unser Ziel ist nicht, Ihnen möglichst viel neue Software zu verkaufen. Wir möchten gemeinsam einen Datenfluss schaffen, der zu Ihrem Unternehmen passt und auf den Sie und wir uns verlassen können.
Je weniger Daten unnötig doppelt erfasst oder manuell übertragen werden müssen, desto mehr Zeit bleibt für die Aufgaben, bei denen fachliche Beurteilung tatsächlich erforderlich ist.
